Recruter c’est bien. Fidéliser ses salarié·es, c’est mieux. L’onboarding est ce qui va permettre de passer de l’un à l’autre.
Définition du onboarding
L’onboarding est le processus d’intégration. Et que l’on parle d’intégration ou de onboarding, peu importe. L’important c’est le processus lui-même.
On parle bien ici d’une démarche composée de plusieurs étapes qui permettra d’intégrer la personne dans l’entreprise. C’est donc un ensemble construit qui va contribuer à fidéliser dès le début le ou la salarié·e.
L’intégration : les bases
Un précédent article présente les bases de l’intégration. Cette check-list est nécessaire et importante. Elle permet de s’assurer que :
- tout est prêt : contrat de travail et autres documents, matériel divers
- la personne sera accueillie correctement : l’équipe est prévenue et il y a un temps de présentation de chacun·e
- les informations nécessaires seront transmises au salarié·e : présentation du fonctionnement de l’entreprise et échange sur les missions du nouvel·le arrivé·e
Si on vous parle ici d’onboarding, c’est pour vous proposer quelques idées pour aller plus loin dans cette dynamique.
En effet, l’intégration doit correspondre à la stratégie de l’entreprise, à ses valeurs, à son fonctionnement. Si les points au dessus sont indispensables, cela ne signifie pas qu’ils sont nécessairement suffisants.
Pour vous donner une idée simple, des référent·es peuvent être identifiées. Cela peut être la liste de qui contacter en cas de problème. Pour la paie, les RH ; pour un support « technique métier », tel·le collègue ; pour une question d’organisation, le ou la responsable de l’équipe, etc.
Ou alors un mentor peut être identifié pour accompagner la personne. Son rôle : l’aider à comprendre les rouages, les codes de l’entreprise. L’intérêt est alors double : fidéliser les nouveaux et valoriser les anciens.
Autre exemple, un temps convivial peut être organisé le jour de l’arrivée avec l’équipe pour permettre à tout le monde de faire connaissance. A minima, il convient de s’assurer que la personne ne va déjeuner seule le jour de son arrivée.
Le pré-boarding : une étape souvent négligée
Le pré-boarding est le moment, plus ou moins long, entre le choix du candidat·e et son arrivée dans l’entreprise.
C’est un moment de préparation pour l’entreprise. C’est aussi un moment où il faut garder contact avec le ou la futur·e salarié·e. Il s’agit alors de :
- valider le recrutement en confirmant l’intérêt des deux parties
- rédiger et envoyer une proposition de contrat ou une promesse d’embauche
- transmettre les informations nécessaires à la prise de poste
- a minima, le jour et l’heure d’arrivée, le nom du ou de la responsable d’équipe qui accueillera la personne
- au mieux, on peut ajouter un planning ou une confirmation de ses horaires, un livret d’accueil ou une présentation de l’équipe
- dernière étape, surtout si le temps entre recrutement et arrivée est long, appeler le ou la candidat·e une semaine avant son arrivée.
L’objectif de cette étape est clair : éviter que le ou la candidat·e ne disparaissent entre le recrutement et le premier jour de son contrat. Pour cela, on transmet les éléments nécessaires pour que la personne se projette dans son futur poste et sa future entreprise.
La période d’essai : un moment important
La période d’essai n’est “réussie” que si le collaborateur et l’entreprise sont mutuellement satisfaits.
Il s’agit donc d’un moment d’échange et de suivi particulier. C’est aussi un moment idéal pour mettre en place des outils comme les rapports d’étonnement.
Un rapport d’étonnement est une analyse des points positifs et négatifs du point de vue de la nouvelle personne. Pour que cela fonctionne, il est nécessaire que l’entreprise réfléchisse à une trame qu’elle transmet au salarié·e. Cela dépend de vos objectifs. Qu’est-ce que vous voulez savoir ? Quels points souhaitez vous améliorer ?
Deuxième condition, il faut que les remarques puissent être entendues et exploitées. Dans cet exercice, vous demandez à vos salarié·es de prendre du recul et d’analyser la situation pendant leur période d’essai. Il faut alors être ouvert aux suggestions et aux éventuelles critiques qui vont apparaitre. Ce dispositif peut ainsi contribuer à optimiser en permanence votre processus d’onboarding.
Pour conclure, l’intégration se termine en se transformant en suivi régulier, entre autres par le biais des entretiens d’évaluation et des entretiens professionnels. Cela peut se produire avec la fin de la période d’essai ou pas (entre autre en fonction du temps de celle-ci).
