L’intégration du nouveau collaborateur est une étape essentielle dans l’entreprise.

On parle souvent de la première impression que transmet le collaborateur (ou le candidat lors d’un recrutement), mais il ne faut pas oublié que l’entreprise aussi produit une première impression. Cette impression se doit d’être positive et d’être confortée par une démarche d’intégration progressive. L’arrivée dans l’entreprise est effectivement le premier pas pour engager et fidéliser ses collaborateurs.

Avant l’arrivée du collaborateur

Documents et obligations

Prévoir les éléments administratifs nécessaires, c’est s’assurer que l’embauche elle-même est préparée. C’est aussi gage de sérieux. Qui a envie de commencer un travail sans avoir signer son contrat ?

Pour citer les principales étapes :

• Réaliser la Déclaration Préalable à l’Embauche auprès de l’URSSAF.
• Préparer le contrat de travail et les documents administratifs qui l’accompagnent (règlement intérieur, affiliation à la mutuelle …).
• Programmer la visite d’information et de prévention (visite médicale d’embauche).
• Mettre à jour le registre du personnel et créer le dossier du salarié.

On pourrait également ajouter le livret d’accueil par exemple.

Préparer le bureau et/ou le matériel

Il s’agit de s’assurer que tous est prêt : badge, ordinateur, téléphone, EPI, etc. Cela paraît évident, mais combien de fois cela n’est-il pas fait dans les temps ? Les services concernés (services généraux, service informatique…) doivent ainsi être prévenus à temps pour que tout soit disponible à la date d’arrivée.

Si rien n’est prêt, le nouveau collaborateur ne peux pas être satisfait de son premier jour. Il considérera que l’entreprise n’est pas organisée, qu’il n’est ni attendu ni bienvenu. Bref, la motivation et l’engagement du collaborateur baisseront sensiblement avant même qu’il ne commence à travailler.

Prévenir l’équipe !

Là aussi c’est une évidence.

Certaines bonnes pratiques peuvent être considérer comme une “base minimum nécessaire”. Prévenir l’équipe en fait évidemment partie.

Ainsi, le collaborateur verra que son arrivée est prévue et valorisée. L’équipe aussi pourra accueillir et intégrer sereinement le “nouveau”. D’ailleurs, une réunion de service et/ou un repas en commun peuvent être programmés pour faire connaissance.

Le jour de l’arrivée

Au-delà des nécessaires démarches administratives, un premier temps doit être programmé pour présenter l’équipe et l’entreprise.

Présenter les collègues

Pour commencer, il est essentiel de “faire le tour” de l’équipe ou de l’entreprise (en fonction de sa taille). Il s’agit d’introduire le collaborateur auprès de ses futurs interlocuteurs pour qu’il puisse les identifier et savoir quel est leur poste. Ce “tour” s’accompagne généralement d’une présentation globale des locaux avec ses points essentiels, où se trouve le bureau du collaborateur, les principaux services dont il aura besoin,  la machine à café et/ou la cafétéria …

Présenter le fonctionnement de l’entreprise

Ensuite, il s’agit de transmettre au nouveau collaborateur des éléments de compréhension de l’entreprise et de son fonctionnement. Cela peut s’appuyer sur un livret d’accueil, l’organigramme de l’entreprise …

L’idée : donner quelques clés de lecture à la personne pour qu’elle s’intègre facilement dans le collectif.

Faire le point sur le poste du collaborateur

En effet, il est nécessaire de reprendre la définition du poste et de préciser ce que vous attendez du collaborateur pendant les prochaines semaines. Y a-t-il une formation prévue ? Une journée d’intégration ? Un tuteur ? Quelle est sa première mission ? Y a-t-il un objectif défini pour les prochain(e)s jours/semaines ?

En bref, il s’agira de rentrer dans le vif du sujet pour que la personne puisse prendre son poste.

Focus sur la période d’essai

Et non, l’intégration ne s’arrête pas là ! En particulier pendant la période d’essai, les échanges entre manager et collaborateur doivent être fréquents. L’encadrement doit encourager le collaborateur à poser des questions (et bien sûr, il doit y répondre). Faire attention à la cohésion et à la dynamique de l’équipe est intéressant également. Une nouvelle arrivée impacte aussi le fonctionnement de l’équipe.

En effet, la période d’essai est une étape importante tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Le collaborateur va évaluer son intérêt pour le poste et l’entreprise tant en terme de climat qu’en terme de missions qui sont confiées. L’entreprise, par l’intermédiaire du manager et/ou du recruteur, va évaluer :

• la capacité du collaborateur à réaliser les activités relatives à son poste,
• l’adéquation entre la personnalité du collaborateur et la culture / le climat de l’entreprise.

Ainsi, la période d’essai n’est “réussie” que si le collaborateur et l’entreprise sont mutuellement satisfaits. L’analyse conjointe de ces premières semaines (ou mois) permet également de mettre en place les mesures nécessaires à la réalisation des missions du collaborateur.

La fin du processus d’intégration ?

L’intégration se termine en se transformant en suivi régulier, entre autres par le biais des entretiens d’évaluation et des entretiens professionnels. Cela peut se produire avec la fin de la période d’essai ou pas (entre autre en fonction du temps de celle-ci).

En effet, plusieurs actions peuvent se dérouler pour améliorer la connaissance de l’entreprise d’un nouvel embauché : découverte d’autres services, journée d’intégration, parcours de formation… Ces actions peuvent se dérouler dès l’arrivée ou quelques semaines après, une fois que la personne a commencé à prendre ses marques.

De plus, en fonction de la connaissance préalable de l’entreprise (mobilité interne) et du secteur, l’intégration sera plus ou moins longue et nécessitera ainsi plus ou moins de suivi.

Pour conclure

L’intégration est un processus mais c’est un processus qui doit correspondre à la stratégie de l’entreprise, à ses valeurs, à son fonctionnement. Nous avons mis en avant ici quelques points qui semblent indispensables, cela ne signifie pas qu’ils sont nécessairement suffisants.