Pour faire court, oui, il est possible d’embaucher une personne qui n’a pas (encore) de numéro de sécurité sociale.
NIR, NIA et NTT
Commençons par quelque sigles. Les NIR, NIA et NTT sont trois types de numéro d’identification.
Le NIR – Numéro d’Inscription au Répertoire – est le numéro de sécurité sociale. Toute personne née en France s’en voit attribuer un à la naissance et le garde toute sa vie. Ce numéro est considéré comme définitif. Il y a peu de situations où les personnes peuvent demander à en changer.
Le NIA – Numéro d’Identification d’Attente – est lui temporaire. Comme son nom l’indique, il permet d’attendre la certification du NIR. Il est attribué à une personne par l’Assurance Maladie et lui confère les mêmes droits qu’un·e assuré·e avec un NIR. La personne n’aura, par contre, pas encore de carte vitale.
Le NTT, quant à lui, est le Numéro Technique Temporaire. Il peut être exceptionnellement créé par un employeur lorsque la personne embauchée n’a ni NIR ni NIA.
Embauche et numéro d’identification
Pour embaucher un·e salarié·e et l’inscrire en paie vous avez besoin de son numéro d’identification.
Dans la plupart des cas, la personne a un NIR ou un NIA. Dans ces deux situations, la DPAE et votre logiciel de paie accepteront le numéro (définitif ou d’attente). Vous pourrez ainsi procéder aux formalités sans problème.
Si la personne embauchée n’a ni l’un ni l’autre, c’est à ce moment que vous allez créé un NTT pour l’identifier. Le NTT ne crée aucun droit même si la personne cotise. Il a uniquement vocation à permettre un suivi en attendant le NIA ou le NIR. C’est une situation transitoire qui est tolérée pendant une durée maximum de 3 mois.
Créer un NTT
Admettons que la personne embauchée ne peut pas vous fournir de carte vitale ou d’attestation de droits parce qu’elle n’est pas immatriculée. C’est dans ce cas que vous pouvez lui créer un NTT.
Le NTT se compose de 3 parties qui se suivent dans l’ordre suivant et sans espace :
- le chiffre « 1 » ou « 2 » selon le sexe du ou de la salarié·e
- le SIREN de l’entreprise
- un identifiant unique et pérenne choisi par l’employeur.
Le NTT doit désigner un·e seul·e salarié·e dans l’entreprise. Pendant les 1 à 3 mois d’utilisation, ce sera toujours le même et il ne sera pas utilisé pour quelqu’un d’autre.
Dernier point, le NTT sera également indiqué sur la première paie où le NIA (ou le NIR) sera inscrit. L’objectif est de garantir la traçabilité des informations.
Obtenir un NIR
Comme écrit plus haut, le NTT est valide très peu de temps. Vous devez donc demander à votre salarié·e de se régulariser et d’obtenir son NIR.
Si la personne n’a jamais demandée son numéro de sécurité sociale, elle peut contacter la CPAM de son lieu de résidence pour obtenir les documents nécessaires.
Si la personne est née à l’étranger, il existe un service dédié pour les employeurs. On parle ici du cas d’une personne ayant une autorisation de travail mais pas encore de NIA ou de NIR. Si la personne n’a pas d’autorisation de travail, il faut d’abord en demander une avant de l’employer.
Dans ce cas, l’Assurance Maladie vous permet, en tant qu’employeur, de faire une demande en ligne. Il suffit de :
- créer un compte
- compléter le formulaire et joindre les justificatifs
- valider la demande.
Vous serez ensuite informer par la CPAM de l’avancée des démarches d’obtention du numéro de sécurité sociale de votre salarié·e.
Plus d’informations
Pour embaucher une personne sans numéro de sécurité sociale, vous retrouverez les informations sur le site Ameli et les précisions pour votre gestion de paie sur le site net-entreprise.
