Aujourd’hui vous trouverez 5 questions clés pour comprendre le cadre légal applicable aux stages.
1/ Qu’est-ce qu’un stagiaire ?
Oui, je sais, la question paraît bête mais elle ne l’est pas tant que ça parce qu’un stagiaire n’est pas un salarié et ne peut pas être considéré comme tel.
Qui dit stage dit formation. Les stages sont intégrés dans un cursus scolaire ou universitaire. Le stagiaire est ainsi un élève ou un étudiant. Il ne peut donc pas remplacer un salarié absent ou être recruter pour faire face à un accroissement de l’activité de l’entreprise.
Cela implique aussi qu’il y a obligatoirement un tuteur pour encadrer le stagiaire et l’accompagner dans l’acquisition de nouvelles compétences.
2/ Je peux prendre plusieurs stagiaires ?
Oui mais il faut pouvoir les accompagner dans leur formation. Il y a donc un nombre maximal de stagiaires accueillis en même temps dans l’entreprise :
- entreprise de moins de 20 salariés, maximum 3 stagiaires
- entreprise de plus de 20 salariés, maximum 15 % de l’effectif
Il y a aussi un nombre maximal de stagiaire par tuteur : maximum 3 stagiaires.
Attention, il n’est pas possible « d’enchaîner les stagiaires » ! Il y a un délai de carence entre deux stages sur le même poste. A la fin du stage, il faut attendre 1/3 de la durée du stage avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.
Par exemple : vous avez un stagiaire « assistant communication » pendant 6 mois, vous devez attendre 2 mois avant de prendre un nouveau stagiaire « assistant communication ». Cela ne vous empêche pas de prendre, dès la fin du premier stage, un stagiaire en logistique par exemple.
3/ Combien de temps dure un stage ? Je peux prendre un stagiaire toute l’année ?
La durée du ou des stages est de 6 mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement (soit 924 heures).
La durée est déterminée en comptabilisant la présence effective du stagiaire dans l’entreprise :
- 1 journée = 7 heures
- 1 mois = 22 jours = 154 heures
Donc oui je peux prendre un stagiaire toute l’année à condition que le stage soit fractionné (que l’étudiant soit présent 2 jours par semaine par exemple) et qu’il ne dépasse pas 924h de présence en entreprise.
4/ Je paie le stagiaire ?
Non le stagiaire n’est pas rémunéré par contre il peut bénéficier d’une gratification.
Si le stage dure moins de 2 mois, la gratification est facultative. Elle est obligatoire si le stage dépasse 2 mois consécutifs ou non. Elle est alors due dès le premier mois.
La gratification minimale peut être fixée par votre convention collective. Sinon, elle se monte en 2019 à : 3,75 € par heure de stage soit 577,50 € par mois. Elle est versée mensuellement dès le premier mois.
Il existe un simulateur de calcul des gratifications pour les stagiaires : https://www.service- public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire
Si la gratification versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de cotisations sociales. Au delà de ce minima, elle est soumise à cotisations sociales sur le montant supérieur au minimum légal.
5/ D’un point de vue administratif, qu’est-ce qu’il faut faire ?
A minima, il y a 3 éléments obligatoires.
1/ Une convention de stage tripartite est signée par le stagiaire, l’employeur et l’école/l’université. Elle définit :
- l’identité des trois parties y compris l’identité du tuteur dans l’entreprise et de l’enseignant référent dans l’établissement d’enseignement
- la durée du stage et les horaires de présence du stagiaire en entreprise
- le lieu du stage
- le contenu du stage et notamment les compétences à acquérir ou développer
- les droits et les devoirs du stagiaire
- le cas échéant, le montant de la gratification
Généralement, l’école ou l’université vous proposera une trame de convention à remplir.
2/ Le stagiaire n’est pas un salarié, il n’y a donc pas de DPAE à faire. Toutefois, il doit être inscrit dans une partie dédiée du registre unique du personnel.
3/ L‘attestation de fin de stage doit être remise par l’entreprise au stagiaire. Elle comprend la durée totale du stage et, le cas échéant, le montant de la gratification versée.
