La fiche de poste, on en entend parler régulièrement, on en fait parfois. Mais qu’est ce que c’est vraiment ? Et à l’heure actuelle où tout évolue en permanence est-ce encore utile ?

Un peu de vocabulaire

Avant de répondre à ces questions, revenons sur quelques notions : le poste, l’emploi, le métier, la famille professionnelle. Ces définitions “s’emboîtent” les unes dans les autres.

Pour que ce soit simple et clair, prenons un exemple. Nous sommes dans l’hôpital Y, nous pouvons trouver (entre autres) :

• Des soignants -> famille professionnelle
• Des médecins, parmi ces soignants -> métier
• Des pédiatres, parmi ces médecins -> emploi
• Le pédiatre de l’unité de néonatalogie -> poste

Vous l’aurez compris, plus on avance plus on est spécifique. Ainsi le poste correspond à un moment T dans un lieu donné et souvent on peut considérer qu’il y a un poste par collaborateur.

Pour revenir sur la fiche de poste, elle est ainsi assez mal nommée puisque l’on s’intéresse généralement à l’emploi et non au poste.

Qu’est-ce qu’une fiche emploi ?

Une fiche emploi est un outil de gestion des ressources humaines. Elle est descriptive. Elle présente le contexte de l’emploi, les missions exercées, les compétences nécessaires pour les réaliser. Pour cela, elle doit être contextualisée et donc adaptée à votre environnement de travail.

Toutefois, la fiche emploi n’est pas un commandement gravé dans le marbre. C’est un moyen plutôt qu’une fin, cela peut être :

• une base de discussion : entre le titulaire et son responsable, entre le responsable et les RH, entre les RH et la direction…
• une base d’évaluation : évaluation de la tenue du poste, évaluation d’un candidat, évaluation des changements nécessaires, évaluation des mobilités internes possibles …

Le collaborateur au quotidien ne fait jamais exactement ce qu’il y a dans sa fiche emploi. C’est la différence entre le travail prescrit (la fiche) et le travail réel. Il est par contre indispensable que les principales missions et activités soient correctement décrites et mises à jour.

Quelle utilité en RH?

La fiche emploi ou fiche de poste est utile dans de nombreux domaines des ressources humaines.

Lors d’un processus de recrutement

Elle permet de déterminer les compétences à rechercher lors d’un entretien de recrutement et/ou d’une mise en situation. Elle met également en avant les éléments indispensables (diplômes, permis…) pour accéder au poste.

Lors d’une évaluation, entre autres, pour les entretiens annuels

Elle est un cadre de discussion pour l’évaluation en servant de base entre le collaborateur et son responsable pour recenser les missions et compétences à évaluer. Ou pour pointer les évolutions du poste.

Dans la gestion de carrière, la mobilité interne

En comparant plusieurs fiches emplois, on peut faire apparaître les passerelles d’évolutions ou les formations à envisager pour cette évolution.

Plus globalement, cela peut être un outil de la stratégie de l’entreprise.

En effet, la GPEC – gestion prévisionnelle des emplois et des compétences – est une déclinaison RH de la stratégie de l’entreprise. L’objectif est de permettre des projections et d’évaluer les évolutions nécessaires en termes d’emplois et de compétences afin d’atteindre les objectifs fixés. Cela commence par un état des lieux de ces emplois et compétences où les fiches emplois ont naturellement leur place.

La fiche de poste est-elle toujours d’actualité ?

Absolument ! Si on ne la considère pas comme un cadre fixe et immuable !

Clarifier l’actuel

La réalisation des fiches aura d’autant plus d’effets bénéfiques que la démarche sera transparente et collaborative dans l’entreprise.

En effet, la formalisation, si elle est réalisée avec les managers et les collaborateurs, peut permettre :

• de valoriser les métiers de l’entreprise, voire de les promouvoir
• d’identifier un problème et d’y trouver une solution
• de clarifier les responsabilités de chacun

L’ensemble réduit alors les conflits en favorisant les échanges.

Formaliser les nouveaux besoins

Les évolutions sociétales entraînent des évolutions pour l’entreprise et nécessite de nouveaux emplois et/ou de nouvelles compétences.

Par exemple, le développement des réseaux sociaux a créé le poste de community manager pour répondre aux besoins de communication de l’entreprise. Si vous souhaitez développer votre communication sur les réseaux sociaux, vous allez donc prévoir d’en embaucher un. Réaliser sa fiche de poste vous permettra alors de formaliser les principaux besoins de l’entreprise en les déclinant à travers les missions et activités du futur titulaire du poste. Faut-il créer les comptes sur les réseaux sociaux ou les animer ? Y a-t-il une mission de création de contenu web ? …

Cette formalisation vous permettra de définir les contours du poste et donc de trouver la personne la plus à même de le tenir. Les activités de l’emploi peuvent aussi être élaborées avec le (futur) collaborateur qui aura des idées à vous apporter. La formalisation dans la fiche se fait alors conjointement et est d’autant plus efficace.

Connaître le présent pour prévoir le futur

Par ailleurs, plus les évolutions sont prévues, plus les changements se réalisent sereinement. Mais pour pouvoir changer, évoluer, il est tout d’abord nécessaire de bien connaître les caractéristiques présentes.

Bien connaître les emplois et les compétences de l’entreprise permet de déterminer les emplois qui vont disparaître, ceux qu’il va falloir créer et ceux à faire évoluer. Les fiches emplois permettent cela. Elles créent un référentiel d’emplois et de compétences présents dans l’entreprise qui devient un outil de gestion des ressources humaines incontournable.

Évidemment, pour que cet outil reste efficace, il doit être actualisé. Si les fiches emplois datent d’il y a 5 ans, il y a de grandes chances que les évolutions (technologiques, structurelles, sociétales …) les rendent obsolètes.