✓ Les comptes-rendus d’entretiens annuels d’évaluation et d’entretiens professionnels doivent, évidemment, être conservés par l’entreprise !

Combien de temps garder les comptes-rendus d’entretiens ?

Aucun article du code du travail n’éclaire cette question. Les recommandations de la CNIL indique que l’entreprise n’a pas à conserver les évaluations de ses anciens salariés (cf. Recommandations de la CNIL concernant les évaluations).

L’exception ? Un contentieux possible ou avéré peut justifier une conservation plus longue.

La réponse va donc dépendre de :

• votre système de conservation (papier vs numérique)
• de vos pratiques (classement des compte-rendu dans les dossiers personnels des salariés ou non par exemple)
• pourquoi pas, des délais de prescription légaux.

Des éléments pour décider

Les entretiens professionnels ont lieu tous les deux ans et doivent donner lieu à un bilan tous les 6 ans. Donc a minima, il est nécessaire de garder les comptes-rendus d’entretiens professionnels pendant 6 ans pour pouvoir faire ce bilan. Après, est ce que l’on détruit les entretiens des années précédentes pour ne conserver que le bilan ? Ou est-ce que l’on attend par exemple le bilan suivant pour détruire les premiers ? Aucune règle n’est posé pour l’instant.

Le compte-rendu de l’entretien annuel d’évaluation peut intervenir, par exemple, pour justifier de l’obligation de maintien de l’employabilité du salarié. Entre cet élément, les délais de prescription et le cadre des entretiens professionnels, le délai de conservation pourrait être entre 6 ans et 10 ans.

Dans tous les cas, il peut être intéressant d’établir une règle claire et commune à toute l’entreprise. Plusieurs questions interviennent dans le choix du délai de conservation :

• A quel moment l’information n’a plus d’utilité pour la gestion de carrière du salarié ou la GPEC dans l’entreprise ?
• Est-ce que l’on pose les mêmes délais pour l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?
• Est-ce que l’on archive avant de détruire ou est-ce que l’on détruit directement ?
• Quid du coût du stockage (qu’il soit papier ou numérique) vs le coût de destruction (temps passé à retrouver le compte-rendu par exemple)
• Quid du droit à l’oubli et de la confidentialité (qui a accès à quoi et combien de temps)
• etc.

Plus globalement, vous pouvez consulter la fiche de la CNIL relative au recrutement et à la gestion du personnel.