Focus : L’entretien professionnel, quelles obligations ?

reunion entretienLa loi du 5 mars 2014 relative à “la formation professionnelle, l’emploi et la démocratie sociale” rend obligatoire la mise en oeuvre d’un entretien professionnel au moins une fois tous les deux ans.

Cette mesure s’applique pour toutes les entreprises quelque soit leur taille et tous les salariés quelque soit leur contrat.

En complément des entretiens prévus tous les deux ans, l’entretien professionnel remplace les entretiens précédemment obligatoires (entretien deuxième partie de carrière, retour de congé maternité…).

Un entretien professionnel sera ainsi proposé au collaborateur au retour :

  • d’un congé de maternité ou d’un congé d’adoption,
  • d’un congé parental d’éducation ou d’une période d’activité à temps partiel (article L. 1225-47),
  • d’un congé de soutien familial,
  • d’un congé sabbatique,
  • d’une période de mobilité volontaire sécurisée (article L. 1222-12),
  • d’un arrêt longue maladie,
  • à l’issue d’un mandat syndical.

Quel est le contenu de l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel n’est pas et ne peut pas être un entretien d’évaluation. Il ne peut donc pas remplacer l’entretien annuel ou se confondre avec lui.

L’entretien professionnel vise à échanger autour du projet professionnel individuel du collaborateur.

Pour l’entreprise :

L’entretien professionnel permet de faire le lien entre l’évolution des emplois et des compétences au niveau collectif et les possibilités d’évolutions individuelles des collaborateurs. Ces entretiens sont alors des sources d’informations permettant d’alimenter la démarche de GPEC, la revue du personnel et/ou le plan de formation. Ils participent également à l’obligation de l’employeur de veiller à l’employabilité de ses salariés, “au maintien de leur capacité à occuper un emploi”.

Cet entretien permet de faire le point sur le parcours du salarié, ses besoins (en particulier de formation) et ses perspectives d’évolution. Il peut alors devenir source de motivation et d’engagement pour les collaborateurs, ces derniers se sentant écoutés, considérés.

Pour le collaborateur :

L’entretien professionnel est l’opportunité de prendre en main son projet professionnel. Il peut ainsi s’informer sur les possibilités d’évolution, définir ses perspectives professionnelles et impulser la mise en place des actions nécessaires à leurs réalisations.

A faire avant l’entretien

L’employeur doit informer ses collaborateurs de l’existence de ces entretiens dès leur arrivée dans l’entreprise. L’employeur peut ensuite choisir librement l’organisation et le déroulement de l’entretien professionnel à condition :

  • d’organiser ces entretiens sur le temps de travail,
  • de respecter la périodicité (temps maximum entre deux entretiens = 2 ans),
  • de respecter l’objet de l’entretien (évolution et non pas évaluation).

A ces éléments légaux, nous vous conseillons quelques bonnes pratiques. En particulier, il semble important de prévenir à l’avance les collaborateurs pour qu’ils puissent eux aussi préparer l’entretien. Il est également important d’expliquer le contenu et le déroulé de l’entretien pour que celui soit fructueux pour les deux parties.

Pendant l’entretien: un dialogue entre manager et collaborateur

Cet entretien est un réel dialogue entre l’employeur (ou son représentant) et le collaborateur. D’ailleurs, qui mène cet entretien ?

La réponse est laissée à l’entreprise. Cela peut être le manager, le n+2, un responsable RH, le dirigeant… Il semble important de bien réfléchir à ce point pour que la personne soit préalablement (in)formée du déroulé, du contenu de l’entretien … Le choix doit également correspondre à la structuration et au fonctionnement de votre entreprise.

Concernant le contenu de l’entretien, l’idée est de partir du parcours du collaborateur, du bilan des deux dernières années pour aller vers les souhaits d’évolution du collaborateur. Il peut alors être évoquer les besoins de formation, la mobilité interne …

Quand on parle d’évolution, elle est ici vue au sens large. Cela peut être :

  • un changement de poste (promotion ou mobilité interne),
  • une modification des missions du collaborateur (mission avec une plus grande valeur ajoutée ou ajout d’un rôle de tuteur par exemple),
  • une évolution du type de projets traités (participation à des projets transversaux par exemple)
  • la simple adaptation à l’évolution du poste.

Après l’entretien : bilan

Après l’entretien, un bilan écrit est réalisé en deux exemplaires. Il reprend les principaux points abordés, la conclusion et les perspectives d’évolution, le cas échéant. Ce bilan est alors signé par les deux interlocuteurs.

De plus, un récapitulatif est obligatoire tous les 6 ans. En effet, à partir de 2020 et tous les six ans, un salarié doit obligatoirement avoir bénéficier des entretiens professionnels, au moins une fois tous les deux ans, et d’au moins 2 des mesures suivantes

  • suivre une action de formation,
  • obtenir tout ou une partie d’une certification (diplômes, CQP, …) via la formation ou la VAE,
  • obtenir une progression salariale et/ou professionnelle.

Si ce n’est pas le cas, le Compte Personnel de Formation du salarié se verra abondé de 100H (ou 130H pour les contrats à temps partiel). L’entreprise devra alors verser auprès de l’OPCA une somme forfaitaire de 30€ par heure (30€ X 100H ou 130H / salarié concerné).

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