Accueil et Intégration : quelques éléments de base

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Vous avez sélectionné un candidat lors du recrutement, vous avez trouvé la perle rare et il vous a confirmé son envie de venir travailler dans votre entreprise. Et maintenant on fait quoi ?

L’accueil et l’intégration du nouveau collaborateur est une étape essentielle dans l’entreprise. On parle souvent de la première impression que transmet le collaborateur (ou le candidat lors d’un recrutement), mais il ne faut pas oublié que l’entreprise aussi produit une première impression sur son collaborateur. Cette impression se doit d’être positive et d’être confortée par une démarche d’intégration progressive (pas seulement par son accueil le jour de son arrivée). L’arrivée dans l’entreprise est effectivement le premier pas pour engager et fidéliser ses collaborateurs.

Nous verrons les grandes lignes de l’accueil et de l’intégration d’un nouveau collaborateur. Nous nous centrons ici sur les éléments que l’on peut considérer comme la base fondamentale de l’intégration.

Avant l’arrivée du collaborateur

Certaines obligations légales sont à remplir lors de l’embauche.

  • Réaliser la Déclaration Préalable à l’Embauche, anciennement DUE – Déclaration Unique d’Embauche, auprès de l’URSSAF.
  • Préparer le contrat de travail et les documents administratifs qui l’accompagnent (règlement intérieur, affiliation à la mutuelle …).
  • Programmer une visite médicale d’embauche.
  • Mettre à jour le registre du personnel et créer le dossier du salarié.

Au delà de ces aspects législatifs, certaines bonnes pratiques peuvent être considérer comme une “base minimum nécessaire”. Dans cette base, nous mettrons en avant 2 éléments :

  • Prévenir l’équipe !

Le responsable doit prévenir l’équipe de travail de l’arrivée du nouveau collaborateur. Le collaborateur verra que son arrivée est prévue et valorisée. L’équipe ne doit pas être surprise par l’arrivée et doit savoir sur quel poste la nouvelle personne arrive pour qu’elle puisse intégrer le “nouveau”. Il peut également être programmée une réunion de service et/ou un repas en commun pour faire connaissance.

  • Préparer le bureau et le matériel du nouveau collaborateur (téléphone, internet, compte de messagerie, badge …).

C’est évident, mais combien de fois cela n’est-il pas fait dans les temps ? Cela nécessite de prévenir à l’avance les services concernés (services généraux, service informatique…) pour que tout soit prêt à la date prévue.

Si ces éléments ne sont pas respecter, le nouveau collaborateur ne peux pas être satisfait de son premier jour. Il considérera que l’entreprise n’est pas organisée, qu’il n’est ni attendu ni bienvenu. Bref, la motivation et l’engagement du collaborateur baisseront sensiblement avant même qu’il ne commence à travailler.

A son arrivée

Il n’est pas imaginable de mettre la personne au boulot devant son ordinateur 30 minutes après son arrivée ! Au-delà des nécessaires démarches administratives, un premier temps doit être programmé pour présenter l’équipe et l’entreprise.

  • Présenter les collègues du collaborateur et visiter les locaux.

Il est essentiel de “faire le tour” du service ou de l’entreprise (en fonction de sa taille). Il s’agit d’introduire le collaborateur auprès de ses futurs interlocuteurs pour qu’il puisse les identifier et savoir quel est leur poste. Ce “tour” s’accompagne généralement d’une présentation globale des locaux avec ses points essentiels, où se trouve le bureau du collaborateur, les principaux services dont il aura besoin,  la machine à café et/ou la cafétéria …

  • Présenter le fonctionnement de l’entreprise au collaborateur, les principaux services, les grandes lignes de l’histoire de l’entreprise …

Il s’agit de transmettre au nouveau collaborateur des éléments de compréhension de l’entreprise et de son fonctionnement. Cela peut s’appuyer sur un livret d’accueil, l’organigramme de l’entreprise …

  • Faire le point sur le poste du collaborateur, ses missions et ses activités.

Il est nécessaire de reprendre la définition du poste et de préciser ce que vous attendez du collaborateur pendant les prochaines semaines. Y a-t-il une formation prévue ? Une journée d’intégration ? Un tuteur ? Quelle est sa première mission ? Y a-t-il un objectif défini pour les prochain(e)s jours/semaines ?

Focus sur la période d’essai

Et non, l’intégration ne s’arrête pas là ! En particulier pendant la période d’essai, le responsable doit être présent pour le nouveau collaborateur. Il doit encourager le collaborateur à poser des questions (et bien sûr, il doit y répondre). Il doit également faire attention à la cohésion et à la dynamique de l’équipe qui est influencée par cette arrivée.

En effet, la période d’essai est une étape importante tant pour l’entreprise que pour le collaborateur. Le collaborateur va évaluer son intérêt pour le poste et l’entreprise tant en terme de climat qu’en terme de missions qui sont confiées. L’entreprise, par l’intermédiaire du manager et/ou du recruteur, va évaluer :

  • la capacité du collaborateur à réaliser les activités relatives à son poste,
  • l’adéquation entre la personnalité du collaborateur et la culture / le climat de l’entreprise.

La période d’essai n’est “réussie” que si le collaborateur et l’entreprise sont mutuellement satisfaits. L’analyse de ces premières semaines (ou mois) doit être réalisée conjointement pour mettre en place les mesures nécessaires à la réalisation des missions du collaborateur.

La fin du processus d’intégration ?

L’intégration se termine en se transformant en suivi régulier du collaborateur, entre autres par le biais des entretiens d’évaluation et des entretiens professionnels. Cela peut se produire avec la fin de la période d’essai ou pas (entre autre en fonction du temps de celle-ci).

En effet, plusieurs actions peuvent se dérouler pour améliorer la connaissance de l’entreprise pour le collaborateur : découverte d’autres services, journée d’intégration, parcours de formation… Ces actions peuvent se dérouler dès l’arrivée ou quelques semaines après, une fois que le collaborateur a commencé à prendre ses marques.

De plus, en fonction de la connaissance préalable de l’entreprise (mobilité interne) et du secteur, l’intégration sera plus ou moins longue et nécessitera ainsi plus ou moins de suivi.

Pour conclure

L’intégration doit être pensé en tant que processus mais aussi par rapport à la stratégie de l’entreprise, à ses valeurs, à son fonctionnement. Nous avons mis en avant ici quelques points qui semblent indispensables, cela ne signifie pas qu’ils sont nécessairement suffisants !

Pour aller plus loin, vous retrouverez dans la partie Recrutement et Intégration différents articles sur ce thème.

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